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高校内部审计项目质量控制相关流程规范研究
2015-05-07 10:47 张佳春 孙茵菲 刘玉泉 张希 中国教育经济信息网

十八届四中全会以来,“依法治国”要求进一步贯穿于习近平的治国理政思路。无论是改革还是反腐,都要在法治的框架下进行。依法治国原理同样也应在依法治校过程中得到体现,大学章程在高校治理中发挥的正是国家治理中宪法的作用。截止201410月,39985高校中已有20所制定大学章程,其中北京大学等将建立内部审计制度直接写进大学章程,使内部审计成为高校重大经济决策和资源管理系统的重要组成部分。  

为更好地发挥内部审计在高校治理中的重要作用,中国内部审计协会于 2014 1 1 颁布实施了新《中国内部审计准则》。新准则对内部审计项目质量控制进行了更加详细地规定,且提倡审计风险的控制、信息的控制、内部监督和报告流程的规范。  

综上,本课题围绕审计项目质量控制问题,根据“依法治国”、新《中国内部审计准则》和相关政策法规要求,梳理了高校审计主要业务流程,并以审计信息化为实现途径,实现了审计流程的不断优化和规范,对审计实务扎实拓展具有借鉴意义。  

一、高校内部审计项目质量控制相关概念界定  

1. 内部审计  

内部审计,在新《中国内部审计准则》被定义为“一种独立、客观的确认和咨询活动,它通过运用系统、规范的方法,审查和评价组织的业务活动、内部控制和风险管理的适当性和有效性,以促进组织完善治理、增加价值和实现目标”。  

2. 内部审计质量控制  

2014版《中国内部审计准则》中,《第2306号内部审计具体准则——内部审计质量控制》规定内部审计质量控制“是指内部审计机构为保证其审计质量符合内部审计准则的要求而制定和执行的制度、程序和方法”。内部审计项目质量控制作为其主要内容之一,在新准则中有更为详细的要求,以期达到较好的质量控制状态,而流程的规范是实现内部审计项目质量控制的保证。  

二、经济责任审计流程的优化完善  

1. 前期成果设计思路  

上海大学经济责任审计模块已建立并运行三年,该流程严格按照内部控制要求设计,操作步骤清晰、控制环节分明,上下步骤操作顺序进行,杜绝了不按流程地人为越部操作,也方便了审计组长和处长实时了解、监控业务进程,提高了审计效率,也有助审计项目质量保障。  

2. 流程优化  

对于经济责任审计,我们采取了分步骤、按顺序操作的流程设计。审计人员必须按照步骤逐步进行。但在实际工作中,会碰到新项目插入或者多个审计人员同时工作的情况,如果参照以往流程,可能会降低审计工作效率。  

针对审计信息化工作推进中的局限性,课题组商讨提出了不影响内控要求的工作优化思路,即将审计工作划分为三大阶段进行。这种操作运行方式,可以使得多个项目或多个审计人员同时在系统中工作,优化了工作流程,极大地提高了审计效率,而且还可以保障审计工作地顺利实施(如图1)。  

 

1优化后的经济责任审计信息化流程图  

1显示,优化后的流程工作内容更加清晰,便于操作。在此前审计信息系统的流程设计中,存在教条推进工作,影响审计进程的两种情况:一是审计方为等待希望收齐的材料而停滞项目,但停滞期却无法确定;二是流程已依照必要步骤审核后进入下一阶段,却发现上阶段材料需要补充提交的情况,此时只能逐步返回到之前阶段提交材料。这些单纯强调流程和严格工步的做法,无疑会造成工作上的低效性。而优化后的系统中,一旦出现资料不全导致的项目停滞时,只要满足必要的控制条件,流程仍然可以继续前行,补充性材料可以随后添加。这样的流程设计,既不影响审计资料的完整性,也能保证审计工作的质量,还能大大提高审计的效率。  

三、财务收支审计流程的搭建和规范  

1. 搭建思路  

从图2可看出,课题组根据新《中国内部审计准则》要求及财务收支审计内容梳理的业务流程分为四个阶段,即审前准备、审计实施、审计报告和审计归档。财务收支审计业务流程的阶段工作内容分明、责任清晰、监控重点比较突出。但在手工审计时难以提供严谨有效的控制方法。信息化平台的应用,可以更加精简流程、规范管理,系统运行效率得以提高。在搭建财务收支审计的信息化平台时,依托于经济责任审计信息平台搭建思想,课题组依照财务收支审计的具体内容作了相应调整。综合考虑二者的异同,课题组在搭建时对流程做了相应调整,以实现流程优化。  

 

2财务收支审计业务流程图  

2. 审计流程  

审计流程在计算机系统中表现为审前准备、审计实施和审计报告三个阶段。审计归档仍依照惯例保存纸质版资料,便于查询和监督。审计软件的使用大大优化了数据处理流程,系统的信息收集和传递功能简化了原本需要手工进行的数据整理和传递工作。  

与经济责任审计相比,财务收支审计在流程上主要存在以下几点不同:第一,经济责任审计是学校根据干部管理要求,由组织部提名,经经济责任联系会议确认后,发文公布被审人员名单。而财务收支审计是根据部门实际工作情况,由部门领导或校领导提出,经分管领导批准,委托审计处,列入审计计划;第二,经济责任审计是针对于个人的审计,需要被审计人按时提交任期内述职报告材料,并进行相关述职会议。而财务收支审计是针对于部门的审计,不需要提供相关述职报告;第三,不同于经济责任审计,财务收支审计没有进点会议程,而是根据实际情况进行沟通,请被审计单位提供具体资料。  

除此之外,财务收支审计体现在信息化中的流程与经济责任审计相似。在审前准备阶段,审计人员录入项目有关的信息,系统根据已录信息自动生成实施方案等相关文件。在审计实施阶段,审计组实施审计程序并撰写审计报告。在审计报告阶段,审计人员和校内负责人可直接登录系统查看生成的审计报告(征求意见稿)并进行审批,审计报告报批单和审计意见征询单也储存在系统中以供查询。  

四、基建修缮审计实务流程的梳理规范  

1. 实务流程梳理  

对于财政拨款的基建审价项目,目前要求通过代建制形式进行质量监督及投入经费监控,有待进一步研究该问题。对于修缮审计项目,最初关注的问题是:(1)除了可控的“两基两辅”项目以及不可控的急修项目,一年里学校到底还有多少中小修缮项目;(2)中小修缮项目的资金来源渠道,以及各种渠道的资金量大小,全年累计数额的多少;(3)相关部门对项目的前期审批把关。如系、院领导是否知晓该改造项目,是否与学院发展方向一致,经费来源报备;修缮管理部门对修缮项目的评估和建议;房产管理部门是否允许修缮项目实施;保卫处对安保设施的提醒和把控;审计部门收到各部门批准的申请后,是否及时项目立项,以便全程介入审价工作;科研或专项资金的使用是否有批准的预算;(4)施工单位如何确定,其是否有资质;(5)审价质量如何,委托审价单位是否能认真负责地工作,保证审价工作质量;(6)财务处在项目完工验收报销时,要以批准的申请书作为报销的依据等。  

以上工作,需要对审价业务流程分析,区分涉事部门、涉及工作步骤、项目资金来源及数额、项目关键控制点等,依据对修缮工程项目内部控制要求,梳理并优化审计实务流程,设计基建修缮工程项目信息管理模块,从而实现从项目申请、审批、过程监督、审价、报告结果公示的全过程管理。  

由于近年来高校基建修缮工程领域违纪违规案件高发,基建修缮工程成为高校风险防控的一个重要内容,高校对于基建修缮的重视度逐步提高。根据政策要求及调研结果,初步拟定了基建修缮项目的实务流程,拟应用于上海大学实务中,具体流程突出表现为利用信息化平台加强基建修缮的预算管理、责任界定及流程管理。  

基建修缮审计的起点是从基建修缮项目的申报开始的。为从源头上促进基建修缮项目规范管理,同时提高工作效率,上海大学建立了修缮项目网上申报系统。年内需要安排修缮项目的单位或项目负责人,需在每年年初登陆审计处的网上申报系统,填写《上海大学修缮、改扩建工程项目预先申报表》申报书,依次经过部门领导审批,房产处、后勤处、保卫处、设备处等部门审查通过后,审计处盖章才能确认项目立项。项目一开工,工程审价人员及时跟踪,现场监督复核。项目完成后,审计处或委托工程造价咨询公司审价并确定核减率。最终审价结果在信息化平台中及时公布,同时委托审价项目单位还要对承担审价任务的审计处或委托工程造价咨询公司进行工作质量评价,对审价人员进行工作水平评价,以促进审计质量提高,同时,该评价结果还是下一轮事务所招聘的参考依据。  

在对基建修缮审计的质量控制中,课题组梳理出了涉事部门的工作分工,避免部门间的相互扯皮现象,强调项目的可行性审查。同时,在申报登记环节加大了对基建修缮项目的经费来源管理,如在送审资料的资金来源方为科研经费时,内审人员需核实其科研经费中确实有修缮项目的预算才可以予以审批,否则退回。  

综上可以看出,课题组对基建修缮审计的实务流程梳理地较为清晰,并在一定程度上保证了审计质量的提高,而需要控制的环节则在信息化系统中实现。  

 

3基建修缮审计业务流程图  

2. 信息化的流程规范控制  

由于基建修缮审计需运用不断更新的技术提高审计质量,所以在审计信息化的过程中,我们根据内控和优化的要求在业务流程(图3)基础上作出了调整,使审计过程更加灵活,便于实施,提高了审计效率。从图4中可以看出,审计流程分为三大阶段:审前准备、审计实施和审计报告。每一阶段工作可以多项并行,但是只有上一阶段工作全部完成后才能进入下一阶段,即提高了审计效率,同时也保证了审计的质量。  

 

4基建修缮审计信息化流程图  

审前准备阶段,审计人员将被审基建修缮项目的信息录入审计信息系统,区分已审核和待审核录入管理。除初始必填信息外,其他信息可在指定阶段录入。如核定决算金额需要在审计完成后由第三方审计软件计算核实才能确定录入。为了提高审计效率,审计信息系统提供了基建修缮项目的查询及导出。系统中可以清楚的看出各个基建修缮项目的具体内容,以备查对。项目信息完备之后,审计系统自动生成工程项目决算核定汇总表,表格则由计算机利用数据间的勾稽关系自动生成。从表格中可以清楚地看到所有项目的原报结算情况和核定情况,提高了审计效率。  

审计实施阶段,工程审计科审计人员实施审计,完成后与基建修缮工程管理单位、施工单位进行对审,当对审结果有异议时,由工程审计科主审和复审人员进一步复核确认,直到无异议,交由工程审计科科长监察审核。审核通过后,由主管副处长审核签字。  

审计实施完成之后进入审计报告阶段。在这一阶段,工程审计科主审出具审计报告,再由审计处长审定签字,加盖公章。扫描复印留底并登记存档归档,同时基建修缮工程管理单位按审计报告单办理财务结算。审计信息系统中,此阶段体现在审计报告归档交接单上。在实务审计完成之后,审计人员在信息系统的交接单上完成交接。公示表对基建修缮项目内部审计起到了监控的作用,这种监控是发生在审计工作的日常过程中的,并且是一种持续的、独立的监控。同时,及时地公示有利于得出对涉事事务所的准确评价。校方可以通过评价信息的反馈明确相关事务所的工作表现,及时调整工作布局,实现对审计质量的把控。  

五、基于流程信息化规范的审计质量控制的实现  

本课题对于高校审计的三大主要业务:经济责任审计、财务收支审计、基建修缮审计分别做了详细的研究。对于经济责任审计,主要对原有流程和模块试运行中碰到的问题,在不影响内部控制要求前期下,归类、合并、优化工作内容,在增强可操作性同时,提高了工作效率;对于财务收支审计,则依托于经济责任审计模块,吸纳其长处并加以完善;对于基建修缮审计,主要组合梳理业务流程,划分工作范围,通过计算机固化程序,实现实务流程的控制与优化。  

就审计项目质量控制而言,本课题主要实现了两大目标:  

首先是提高了审计的透明度。审计信息的定期公开,提高了审计信息透明度,对审计部门、审价人员起到了监督作用,促进了审计质量和效率地提高;系统在部门间沟通上所做的优化,既方便部门沟通,也便于各方面对审计工作的监督检查。  

其次是实现了工作流程中的关键点控制。包括(1)为避免审计处、被审计单位及接受委托的事务所三方间的扯皮现象,推出了审计后的“三方互评”工作。在互评基础上,发现内控制度方面是否有缺失,或存在不合理、不健全或执行乏力的问题,以便及时整改,降低风险;(2)为杜绝工作流程混乱想想发生,系统设计了不同环节审价人员的权限。只有通过网上批转,上下级环节的审核、验证才能顺序前行,有效地保证了审计过程的完整性,从流程上为审计质量提高提供了支持;(3)保障审计资料的安全性。在现行审计流程中,不仅保存电子文档以随时调用查看,而且相关审计底稿仍按照惯例以纸质版形式进行归档,为审计资料的安全性提供了双重保障。  

六、结语  

通过梳理总结高校内部审计质量控制相关理论和政策法规,结合上海大学审计信息平台建设具体情况,本课题对学校内部审计项目质量控制相关流程中较为成熟的经济责任审计工作流程提出了优化策略,对财务收支审计和基建修缮审计项目流程提出了建设和优化思路并取得了初步成效。不过,高校内部审计项目质量控制的流程规范研究是一个循环往复、不断优化前行的过程,需要不懈工作以追求卓越,理论必须先行,用理论指导实践实现卓越,任重而道远。  

 

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