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浅析高校内部审计应如何促进学校目标的实现
2015-05-07 11:05 廖 琳 中国教育经济信息网

——关于湖南大学青年教师成长计划资助经费使用情况的审计  

国际内部审计师协会(IIA)将内部审计的目标定为“旨在增加价值和改善组织的运营”。中国内部审计协会也定义内部审计的目标为“促进组织目标的实现”。作为高校内部审计,怎样在实际工作中增加组织即所在学校的价值,促进学校的发展呢?这就需要内部审计站在学校决策层的立场上开展审计工作,为学校发展出谋划策,逐渐将传统的财务收支审计过渡到管理审计范畴。以这个理念为指导,内部审计的影响力必将不断扩大,使更多的被审人和相关单位认识到内部审计的积极促进作用,更易接受并配合审计工作。下面笔者抛砖引玉,通过在实际工作中的一个审计案例——湖南大学青年教师成长计划资助经费审计项目,来阐述上述问题。  

一、项目背景  

考虑到青年教师的科学研究还处于起步阶段,经费不足,为了促进青年教师更好投身于科研,学校建立了青年教师成长计划资助经费,对40岁以下具有博士学位的非正高职称的专任教师按照人文社科3万元//年,理学4万元//年,工学5万元//年的标准,连续资助5年。截至2013年,此项经费已经持续发放了4年。为了深入了解青年教师在经费使用上的特征,并探讨此项举措是否对于青年教师科研上起到实质帮助,是否有必要延续这一政策等,审计处站在学校发展的角度开展了此次审计。财务收支审计上,抽查了2012年度青年教师成长计划资助经费的使用情况。效益审计上,对自2009年至2012年接受经费资助的教师在这四年内的科研成果进行了统计分析。最后深入探讨所有审计发现,分析现象后的本质并结合学校实际为学校管理者提出建设性、可行性的方案,实现管理审计。  

二、对2012年青年教师成长计划资助经费开展财务收支审计  

(一)青年教师成长资助经费使用情况  

2012年度,学校共下拨青年教师成长计划资助经费(以下简称资助经费)1,902万元,报账支出1,881万元,完成率为99%。支出前四位如下表:  

 

序号  

列支科目  

金额(万元)  

比重(%  

1  

国内国外差旅费  

614.86  

32.69  

2  

材料购置费  

605.07  

32.16  

3  

报刊资料费  

252.14  

13.4  

4  

专用设备购置费  

145.29  

7.72  

 

差旅费、材料购置费、报刊资料费、设备购置费排在支出的前四位,占总支出的比重达到86%,是审计的重点内容。  

(二)对各主要支出的原始单据进行核查,发现:  

1、在支出排名第一的“差旅费”中,有出差补助的差旅费占总差旅费的7.26%。根据我校差旅费管理办法的规定,没有往返车票的不给予出差补贴。由此推论很多报销车票为单程票。为了证实这一推论,随机抽查了19笔差旅费共49.8万元,其中49.2万元为单程票。  

总结2012年差旅报销中的车票特征:一是单程票占大多数,二是起始站和到达站多而杂,遍布全国各地。  

2、对支出排名第二的“材料购置费”抽查了单笔在1万元以上的报账共107笔,总计197万元,占“材料购置费”的33%  

总结特征:一是发票以“耗材、电脑耗材、电脑配件、电子元件”等内容出现,二是1万元以上的报账中平均每笔报账金额为18,375元。根据《湖南大学科研经费管理办法》规定:材料购置,凡一次性采购金额超过2万元的,应签订正式采购合同。从抽查结果看,大部分发票数额接近2万元,体现了财务管理制度对教师科研报账的调控作用及影响。  

3、对支出排名第三的“报刊资料费”进行抽查。抽查了单笔报账开支在1万元以上的42笔报账共67.6万元,占“报刊资料费”的26.8%。这些报账由1,888张发票金额组成,平均每张发票金额为358元,发票内容以“图书”、“资料费”等出现;发票金额从十几元至上千元不等,来源很多是“亚马逊卓越网”“京东商城”等网络商城。总结报刊资料费报销的特征:一是发票金额不大,较零散;二是来源于网络商城的发票较多。  

4、对“专用设备购置费”进行抽查。抽查了13笔报账,金额共32.6万元,占“专用设备购置费”的22.5%。从抽查到的会计凭证来看,均经过了实验室与资产管理处的资产验收。  

其他类报销金额所占比例小,在抽查中未发现突出问题。  

(三)不同学科类别的支出比例有所差别,具体情况如下:  

费用项目  

工学类开支(%  

理学类开支(%  

人文类开支(%  

材料购置费  

36.64  

39.48  

10.21  

国内外差旅费  

31.26  

19.12  

44.5  

报刊资料费  

9.22  

13.96  

26.42  

专用设备购置费  

9.47  

13.41  

0.67  

市内差旅费  

4.7  

7.13  

8.76  

印刷费  

3.19  

3.76  

7.06  

评审及晒图费  

2.25  

0.23  

1.68  

测试与加工费  

0.65  

1.53  

0  

出差补助费  

0.58  

0.23  

0.45  

其他  

2.04  

1.15  

0.25  

合计  

100  

100  

100  

工学类支出中,材料购置、差旅费所占比重最大,达67.9%;理学类支出中,材料购置比重高于工学类,而差旅费比重小于工学类,这与工学类研究需要较多的外地调研有一定的关系;人文社科类支出中,差旅费比重达到44.5%,资料费26.4%,合计达71%。资料费比重远大于工学类、理学类,材料购置远小于工学类、理学类,这也与人文社科研究需要各地调研学习、查阅大量的资料、且对材料需求小的特点相吻合。  

三、开展效益审计,分析资助经费的成效  

审计对在20092012年四年内接受经费资助的370位青年教师在以上年度内的科研成果逐个统计,统计内容包括:纵向项目申请数、横向项目申请数、发表论文数、发表著作数、获科技奖励数。具体数据如下:  

纵向项目:在20092012年四年间呈现出增长趋势。然而申请数目2011年相比2010年稍有下降,2012年恢复增长,增长趋势明显(青年教师“负责人与非负责人项目合计数”上升23%)。  

横向项目:由青年教师“担任负责人”的横向项目平均每年约为纵向项目申请数的1/4。在20092012年四年间呈稳定增长。  

论文成果:青年教师担任“第一作者与非第一作者论文合计”数在2011年大幅增长45%2012年增长11%,总的来说,论文成果在2011年增长明显,在四年里总的呈现增长势头。  

著作成果:在四年里总的呈现增长势头,但稍有波动。其中2011年增长明显,担任“第一作者”的著作数量增长50%  

专利成果:四年间呈稳定增长,其中2010年增长较明显,“第一发明人专利”增长94%,“第一发明人与非第一发明人专利合计数”增长了136%  

科技奖励:基数较小。其中2012年增长明显,青年教师担任“第一完成人与非第一完成人”科技奖励合计数增长了442%  

为了更深入了解理工类与社科类在科研成果增长方面的差别,我们分别对理工类和社科类的科研成果做了横向比较(为节约篇幅,仅对青年教师担任项目负责人、第一作者、第一发明人或第一完成人的数量进行对比):  

纵向项目:社科类申请数量相对较少,理工类是社科类的1.6倍到3.4倍。合计数目在2011年的减少主要是由理工类纵向项目数目减少了28%引起,在2012年增加32%也是由理工类数量增加65%带动的。  

横向项目:社科类比重小于7%,变化小,总增长主要由理工类项目增长带动。  

论文成果:理工类在2011年有较大飞跃,增长了74%,带动了合计数39%的增长;社科类的变化较为平稳。然而理工类和社科类在2012年均出现了小幅下滑。  

著作成果:社科类呈下降趋势,理工类呈上涨趋势。  

专利成果:仅为理工类数量,非社科类科研成果指标。  

科技奖励:数量小,均呈上涨趋势。  

归纳以上图表,可以得出如下结论:  

(一)每类科研成果(理工类与社科类合计数)在2009年至2012年四年均呈现增长趋势。  

(二)纵向项目在2011年有小幅下降、2012年增长明显(均主要由理工类项目带动)。横向项目每年增长平稳。论文成果、著作成果在2011年增长迅速。而专利成果在2010年增长近一倍。科技奖励基数较小,合计数在2012年增长了5倍多。  

(三)理工类方面,青年教师担任第一负责人的横向项目、论文成果、著作成果、专利成果、科技奖励数量均逐年上涨;纵向项目在2011年下降了28%,又在2012年增长65%。波动幅度较大,需引起重视。  

(四)社科类方面,青年教师担任第一负责人的纵向项目、横向项目在四年里均有波动,而作为社科类科研成果的重要指标:青年教师担任第一作者的论文成果、著作成果方面,四年均有下降的趋势,不甚合理。  

(五)资助经费的拨放对青年教师科研成果的产生有非常积极的影响,且对理工类科研成果的影响更大,对社科类科研成果的影响相对不明显。  

四、为学校管理和决策者提供可行性建议,实现管理审计  

充分利用以上审计发现的现象和规律,从学校实际情况出发,审计提出以下建议供学校相关领导和部门参考:  

(一)建议学校继续发放青年教师成长计划资助经费,并加大资助力度。  

如先不考虑其他环境因素的影响,从数据统计情况来看,随着青年教师成长计划资助经费在过去4年里持续发放,青年教师的科研成果在20092012年四年间呈现出不断增长的趋势,说明资助经费对科研成果的产生有很大程度上的积极影响。  

考虑到青年教师申请到的科研经费有限,在科研起步期却经常面临经费乏力的状况,建议学校继续加大对青年教师的经费扶持和奖励力度。同时应根据工科、理科、社科类在经费上的使用效率,更加细化经费发放和奖励的额度。  

(二)要通过积极宣传和正确引导,培养青年教师努力开展科研活动的自觉性,促使青年教师将经费用于科研活动。  

首先相关部门需要健全过程监督。每季度或半年对经费到位、执行、支出情况以及对青年教师的相关科研进展做抽查了解。  

同时要完善考核。对使用该资助经费要有硬性要求,包括明确什么阶段要达到的什么样的科研成果,写入合同书中。尽量达到实现上期科研成果边发放下期经费的程度。  

还要适当的调整资助经费“普惠”制和“一刀切”的特点,根据当年科研成果情况在下一年给予金额不同的奖励,如设置青年专项奖励等。  

(三)完善学校有关资助经费使用时间的相关规定。  

在审计中,发现很多青年教师在一笔报账中报完当年的全部资助经费,有悖于科研活动的实际情况。起因是目前学校相关制度对所下拨资助经费指标,制定了在本年内用完、否则年末收回的硬性规定,不利于引导青年教师正确使用资助经费。很多青年教师为使指标不收回,收集票据突击报账。学校应根据科研活动的实际情况和规律,灵活调整课题和经费结题的时间。  

(四)在生活条件上多关注和改善青年教师的生活质量。  

青年教师很多在事业起步期,由于工资、科研奖励等收入较少,在生活压力下将资助经费用于个人支出的情况就相对普遍。所以,提高青年教师收入水平、改善中转房政策等等,有利于他们专心科研,将资助经费用于科研活动中。  

(五)建议学校在科研业务上建立导师辅导机制  

青年教师刚开始进入科研领域,对国内、省内相关科研项目和经费申请的条件、流程等了解甚少,缺乏申请纵向、横向科研经费的经验。导师辅导机制的建立有利于迅速培养青年教师在这方面的敏感度和能力。建议学校相关部门为青年教师和新进老师指定相同领域的专家和教授在这方面做一些辅导。  

五、总结  

此次审计结果得到了学校领导的高度认可,获得社科处、科研院等相关部门的广泛支持,决策部门也将其中的数据和结论用于今后发放资助经费的重要参考。可见,学校内部审计应本着从实际出发的原则,逐渐调整审计内容和重心,使之从单纯的财务收支审计过渡到管理审计,为促进学校的发展而努力,并最终实现内部审计的目标。  

 

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